Căn cứ theo quy định tại, Điều 16, Thông tư 219/2013/TT-BTC:
- Điều kiện cần để được khấu trừ thuế GTGT đối với hàng xuất khẩu
1.1. Đối với hàng gia công xuất khẩu: hợp đồng bán hàng hóa, gia công hàng hóa cho tổ chức, cá nhân nước ngoài.
1.2. Đối với hàng ủy thác xuất khẩu:
a. Nếu hợp đồng đã kết thúc
- Hợp đồng ủy thác xuất khẩu
- Biên bản thanh lý hợp đồng ủy thác xuất khẩu
b. Nếu cuối kỳ kế toán chưa kết thúc hợp đồng
Biên bản đối chiếu công nợ định kỳ giữa bên ủy thác xuất khẩu và bên nhận ủy thác xuất khẩu có ghi rõ:
- Số lượng, chủng loại sản phẩm, giá trị hàng ủy thác đã xuất khẩu;
- Số, ngày hợp đồng xuất khẩu của bên nhận ủy thác xuất khẩu ký với nước ngoài;
- Số, ngày, số tiền ghi trên chứng từ thanh toán qua ngân hàng với nước ngoài của bên nhận ủy thác xuất khẩu;
- Số, ngày, số tiền ghi trên chứng từ thanh toán của bên nhận ủy thác xuất khẩu thanh toán cho bên ủy thác xuất khẩu;
- Số, ngày tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu của bên nhận ủy thác xuất khẩu.
1.3. Các trường hợp không cần tờ khai hải quan
- Hàng hóa là phần mềm xuất qua phương tiện điện tử. Cơ sở thực hiện đầy đủ các quy định về thủ tục xác nhận bên mua đã nhận được phần mềm theo đúng quy định của pháp luật về thương mại điện tử
- Hoạt động xây dựng, lắp đặt công trình ở nước ngoài hoặc trong khu phi thuế quan
- Cơ sở cung cấp điện, nước, văn phòng phẩm và hàng hóa phục vụ sinh hoạt hàng ngày của doanh nghiệp chế xuất.
- Điều kiện đủ để khấu trừ thuế GTGT hàng xuất khẩu
Hàng hóa dịch vụ xuất khẩu phải thanh toán qua ngân hàng
2.1. Đã có giấy báo có
- Ngân hàng bên nhập khẩu gửi cho ngân hàng bên xuất khẩu
- Thanh toán trả chậm, trả góp ghi rõ trong hợp đồng, nộp bổ sung giấy báo có khi đến hạn thanh toán
- Ủy thác xuất khẩu:
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng của phía nước ngoài cho bên nhận ủy thác và bên nhận ủy thác phải thanh toán tiền hàng xuất khẩu qua ngân hàng cho bên ủy thác.
- Trường hợp bên nước ngoài thanh toán trực tiếp cho bên ủy thác xuất khẩu thì bên ủy thác phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng
- Phải được quy định trong hợp đồng.
2.2. Được coi là có giấy báo có
Ghi rõ vào hợp đồng xuất khẩu hoặc phụ lục hợp đồng xuất khẩu trong các trường hợp:
(1) Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu được thanh toán bù trừ vào khoản tiền vay nợ nước ngoài kèm theo:
- Hợp đồng vay nợ (dưới 1 năm), hoặc giấy xác nhận đăng ký khoản vay của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (khoản vay 1 năm)
- Bản xác nhận của phía nước ngoài để bù trừ khoản nợ vay
- Giấy báo có số tiền chênh lệch thanh toán qua ngân hàng (nếu có)
(2) Cơ sở xuất khẩu sử dụng tiền thanh toán hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu để góp vốn với cơ sở nhập khẩu ở nước ngoài, kèm theo:
- Hợp đồng góp vốn
- Giấy báo có số tiền chênh lệch thanh toán qua ngân hàng
(3) Phía nước ngoài ủy quyền cho bên thứ ba là tổ chức, cá nhân ở nước ngoài thực hiện thanh toán thì việc thanh toán theo ủy quyền phải được quy định trong hợp đồng xuất khẩu
(4) Xuất hiện bên thứ 3 tại Việt Nam nợ tiền hàng của phía nước ngoài và được phía nước ngoài yêu cầu thanh toán qua ngân hàng số tiền phía nước ngoài phải thanh toán cho cơ sở sản xuất kèm theo:
- Giấy báo có của ngân hàng bên xuất khẩu từ bên thứ 3
- Bản đối chiếu công nợ có xác nhận của bên nước ngoài và bên thứ 3
(5) Xuất hiện bên thứ 4 tại Việt Nam nợ tiền bên thứ 3 tại nước ngoài. Nếu bên nhập khẩu ủy quyền bên thứ 3 thực hiện thanh toán. Vậy bên thứ 3 yêu cầu bên thứ 4 thanh toán bù trừ công nợ với bên thứ 3 qua ngân hàng số tiền nhập khẩu phải thanh toán cho cơ sở sản xuất, kèm theo:
- Giấy báo có của ngân hàng bên xuất khẩu nhận từ bên thứ 4
- Bản đối chiếu công nợ có xác nhận của các bên liên quan
(6) Phía nước ngoài ủy quyền cho văn phòng đại diện Việt Nam thực hiện thanh toán vào tài khoản của bên xuất khẩu.
(7) Phía nước ngoài thanh toán từ tài khoản tiền gửi vãng lai của mình mở tại các tổ chức tín dụng tại Việt Nam.
Ngoài kèm giấy báo Có, cơ quan thuế khi kiểm tra trường hợp này cần phối hợp với tổ chức tín dụng nơi người mua mở tài khoản để đảm bảo việc thanh toán, chuyển tiền đúng mục đích và phù hợp với quy định của pháp luật.
(8) Có thêm văn bản thỏa thuận và có thể có thêm văn bản cam kết của cơ sở kinh doanh trước pháp luật với các lý do:
- Nếu số tiền thanh toán thực tế nhỏ hơn trên hợp đồng: do phí chuyển tiền của ngân hàng, điều chỉnh giảm giá do hàng kém chất lượng hoặc thiếu hụt,…
- Nếu số tiền thanh toán thực tế lớn hơn trên hợp đồng: do thanh toán một lần cho nhiều hợp đồng, ứng trước tiền hàng…
(9) Cơ sở sản xuất hàng hóa, dịch vụ cho bên thứ 2, đồng thời nhập khẩu hàng hóa dịch vụ với bên thứ 3. Nếu bên thứ 2 chấp nhận thanh toán bù trừ qua ngân hàng cho bên thứ 3 số tiền mà cơ sở kinh doanh còn phải thanh toán cho bên thứ 3.
- Kèm theo bản đối chiếu công nợ có xác nhận của các bên liên quan.
(10) Vì lý do khách quan, phía nhập khẩu từ chối không nhận hàng và cơ sở kinh doanh tìm được khách hàng mới cùng quốc gia với khách hàng đã ký kết hợp đồng mua bán ban đầu để bán lô hàng trên, kèm theo:
- Toàn bộ hồ sơ ký kết với khách hàng ban đầu
- Công văn giải trình của cơ sở kinh doanh lý do sai khác tên khách hàng mua
- Toàn bộ hồ sơ ký kết với khách hàng mới.
2.3. Xuất khẩu theo quy định Chính phủ
(1) Xuất khẩu lao động mà cơ sở kinh doanh xuất khẩu lao động thu tiền trực tiếp của người lao động thì phải có chứng từ thu tiền của người lao động.
(2) Cơ sở kinh doanh xuất khẩu hàng hóa để bán tại hội chợ, triển lãm ở nước ngoài, nếu thu và chuyển về nước bằng tiền mặt ngoại tệ tại nước tổ chức:
- Chứng từ kê khai với cơ quan Hải quan về tiền ngoại tệ thu được do bán hàng hóa chuyển về nước
- Chứng từ nộp tiền vào ngân hàng tại Việt Nam.
(3) Xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ để trả nợ nước ngoài cho Chính phủ, phải có:
- Xác nhận của ngân hàng ngoại thương về lô hàng xuất khẩu đã được phía nước ngoài chấp nhận trừ nợ
- (hoặc) xác nhận bộ chứng từ đã được gửi cho phía nước ngoài để trừ nợ;
- Chứng từ thanh toán thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
(4) Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu thanh toán bằng hàng, việc thanh toán giữa doanh nghiệp Việt Nam và phía nước ngoài bằng hình thức bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu, tiền công gia công hàng hóa xuất khẩu với giá trị hàng hóa, dịch vụ mua của phía nước ngoài.
Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu thanh toán bằng hàng phải có thêm thủ tục hồ sơ như sau:
- Phương thức thanh toán đối với hàng xuất khẩu bằng hàng phải được quy định trong hợp đồng xuất khẩu.
- Hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ của phía nước ngoài.
- Tờ khai hải quan về hàng hóa nhập khẩu thanh toán bù trừ với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu.
- Văn bản xác nhận với phía nước ngoài về việc số tiền thanh toán bù trừ giữa hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu với hàng hóa nhập khẩu, dịch vụ mua của phía nước ngoài.
- Chứng từ thanh toán số tiền chênh lệch qua ngân hàng.
(5) Xuất khẩu hàng hóa sang các nước có chung biên giới theo quy định của Thủ tướng Chính phủ về việc quản lý hoạt động thương mại biên giới với các nước có chung biên giới thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính và Ngân hàng Nhà nước.
(6) Một số trường hợp hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu có hình thức thanh toán khác theo quy định của pháp luật có liên quan.
2.4. Không có giấy báo Có
(1) Bên nước ngoài mất khả năng thanh toán
- Phải có văn bản giải trình rõ lý do và được sử dụng một trong số các giấy tờ sau để thay thế cho chứng từ thanh toán qua ngân hàng:
- Tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu từ Việt Nam đã đăng ký với cơ quan hải quan tại nước nhập khẩu hàng hóa (01 bản sao); hoặc
- Đơn khởi kiện đến tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền tại nước nơi người mua cư trú kèm giấy thông báo hoặc kèm giấy tờ có tính chất xác nhận của cơ quan này về việc thụ lý đơn khởi kiện (01 bản sao); hoặc
- Phán quyết thắng kiện của tòa án nước ngoài cho cơ sở kinh doanh (01 bản sao); hoặc
- Giấy tờ của tổ chức có thẩm quyền nước ngoài xác nhận (hoặc thông báo) bên mua nước ngoài phá sản hoặc mất khả năng thanh toán (01 bản sao).
(2) Hàng hóa xuất khẩu không đảm bảo chất lượng phải tiêu hủy
- Phải có văn bản giải trình rõ lý do và được sử dụng biên bản tiêu hủy (hoặc giấy tờ xác nhận việc tiêu hủy) hàng hóa ở nước ngoài của cơ quan thực hiện tiêu hủy (01 bản sao)
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng đối với chi phí tiêu hủy thuộc trách nhiệm chi trả của cơ sở xuất khẩu hàng hóa hoặc kèm giấy tờ chứng minh chi phí tiêu hủy thuộc trách nhiệm của người mua hoặc bên thứ ba (01 bản sao).
(3) Hàng hóa xuất khẩu bị tổn thất
- Phải có văn bản giải trình rõ lý do và được sử dụng một trong số các giấy tờ sau để thay thế cho chứng từ thanh toán qua ngân hàng:
- Giấy xác nhận việc tổn thất ngoài biên giới Việt Nam của cơ quan có thẩm quyền liên quan (01 bản sao); hoặc
- Biên bản xác định tổn thất hàng hóa trong quá trình vận chuyển ngoài biên giới Việt Nam nêu rõ nguyên nhân tổn thất (01 bản sao).
- Chứng từ thanh toán qua Ngân hàng (nếu cơ sở xuất khẩu hàng hóa đã nhận được tiền bồi thường hàng hóa xuất khẩu bị tổn thất ngoài biên giới Việt Nam)
Chú ý:
- Bản sao các loại giấy tờ có xác nhận sao y bản chính của cơ sở xuất khẩu hàng hóa. Trường hợp ngôn ngữ sử dụng trong các chứng từ, giấy tờ xác nhận của bên thứ ba thay thế cho chứng từ thanh toán qua ngân hàng không phải là tiếng Anh hoặc không có tiếng Anh thì phải có 01 bản dịch công chứng gửi kèm. Trường hợp các bên liên quan phát hành, sử dụng và lưu trữ chứng từ dưới dạng điện tử thì phải có bản in bằng giấy.
- Cơ sở xuất khẩu hàng hóa tự chịu hoàn toàn trách nhiệm về tính chính xác của các loại giấy tờ thay thế cho chứng từ thanh toán qua ngân hàng.