Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra trong công tác kế toán và việc mất hóa đơn là một trong nhiều rủi ro mà DN có thể gặp phải. Vậy khi phát hiện ra việc làm mất hóa đơn tại doanh nghiệp thì kế toán cần phải thực hiện các thủ tục gì và mức phạt áp dụng là bao nhiêu?
Để làm rõ vấn đề này, theo Điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài Chính về cách xử lý khi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn GTGT đầu vào và đầu ra theo các tình huống cụ thể sau đây.
Cách xử lý khi mất hóa đơn GTGT đầu ra:
Khi phát hiện việc mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu ra (dù chưa lập hay đã lập):
- Lập và gửi thông báo mất hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp (trong vòng 5 ngày kể từ ngày xảy ra mất, cháy, hỏng).
- Mẫu báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn Mẫu số BC21/AC (Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC).
Các bạn có thể đăng nhập vào phần mềm HTKK –> Hóa đơn –> Báo cáo mất, cháy, hỏng, hóa đơn (BC21/AC)
- Kể từ ngày 15/12/2016 Theo Thông tư 176/2016/TT-BTC:
Mức phạt làm mất hóa đơn GTGT đầu ra sẽ từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng. Cụ thể như sau:
- Làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hoá đơn khi hoá đơn chưa đến thời gian lưu trữ hoặc hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ; trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền.
- Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.
- Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn, trừ liên giao cho khách hàng (tức là mất liên 1, liên 3 ….), trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.
- Trường hợp người bán tìm lại được hoá đơn đã mất (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán không bị phạt tiền.
- Trường hợp người bán làm mất, cháy, hỏng các liên hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ (người bán đã lập hoá đơn khác thay thế cho các hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ) thì người bán bị phạt cảnh cáo.
- Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hoá đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hoá đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hoá đơn.
- Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người bán thuê thì xử phạt người bán theo quy định tại điểm này.
Lưu ý: Đây là mức phạt theo 1 lần làm báo cáo mất hóa đơn (1 lần làm báo cáo có thể mất nhiều hóa đơn). Nhưng nếu cơ quan thuế phát hiện ra việc bạn gộp nhiều lần lại để làm 1 lần báo cáo thì sẽ bị phạt theo từng lần làm mất.
Nếu bị mất hóa đơn (Liên 2: giao khách hàng) mà bị cướp giật và có xác nhận của Công an thì sẽ không bị xử phạt.