Khi viết sai tên công ty, mã số thuế, tên hàng hóa, mã hàng hóa, số tiền… trên hóa đơn GTGT, kế toán phải xử lý như thế nào? Bài viết sau sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý các trường hợp viết sai hóa đơn GTGT theo đúng quy định của pháp luật.
Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC ban hành ngày 31/3/2014 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do BTC ban hành có quy định như sau:
- Viết sai hóa đơn nhưng kế toán chưa xé ra khỏi cuốn
Người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai tại cuốn của quyển hóa đơn.
- Viết sai hóa đơn và kế toán đã xé khỏi cuốn hóa đơn
a) Hóa đơn viết sai đã xé ra khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng:
- Bước 1: Gạch chéo các liên hóa đơn viết sai.
- Bước 2: Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng.
- Bước 3: Lưu giữ hóa đơn viết sai – kẹp tại cuống của quyển hóa đơn.
b) Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai thuế:
- Bước 1: Lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập.
(Sau khi đã thu hồi được hóa đơn viết sai, kế toán gạch chéo các liên, và lưu giữ số hóa đơn đã lập để giải trình với Thuế khi có yêu cầu)
- Bước 2: Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng
(Ngày ghi trên hóa đơn xuất lại là ngày hiện tại (ngày làm biên bản thu hồi))
Kê khai thuế: Dùng hóa đơn mới viết đúng để kê khai thuế.
Hóa đơn đã bị thu hồi không kê khai – hạch toán.
c) Hóa đơn viết sai đã kê khai thuế:
- Hóa đơn viết sai là hóa đơn không hợp lệ, không có giá trị để khấu trừ thuế hay lấy làm chi phí đối với người mua, còn với người bán thì dù bạn có viết sai thì bạn vẫn phải kê khai nộp thuế như bình thường. Vì vậy, nếu các bạn phát hiện ra hóa đơn có sai sót và hai bên đã thực hiện kê khai thuế GTGT thì thực hiện xử lý như sau:
- Bước 1: Lập biên bản xác nhận sai sót: Khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót.
- Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót : Hoá đơn điều chỉnh phải ghi rõ: điều chỉnh Tăng/Giảm số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu…
Chú ý: Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
- Kê khai thuế: Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.
- Bên bán: lập hóa đơn điều chỉnh nên kê ở bảng kê hàng hóa – dịch vụ bán ra
- Bên mua: Nhận hóa đơn điều chỉnh kê ở bảng kê mua vào
- Đối với hóa đơn điều chỉnh giảm không được viết số âm trên hóa đơn. Nhưng khi kê khai thuế thì phải kê khai âm bằng cách đặt dấu trừ (-) đằng trước giá trị.
- Điểm mới quy định trong Thông tư 26/2015/TT-BTC sửa đổi và bổ sung một số điều của Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn như phần 1 và 2 ở trên.