Thực tế nhiều doanh nghiệp phải đi mua tài sản của người dân, thuê tài sản, thuê dịch vụ… mà không có hóa đơn chứng từ. Vậy những khoản chi phí không có hóa đơn có được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp không? Nếu có thì căn cứ vào đâu? Và làm cách nào để xử lý đối với chi phí mua hàng không có hóa đơn chứng từ. Bài viết sau đây chúng tôi xin chia sẻ với những bạn còn thắc mắc về những vấn đề nêu trên.
Căn cứ theo điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC thì các khoản chi có đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật sẽ được tính vào chi phí được trừ. Và cũng tại điểm 2.4 của Thông tư 96 Những chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:
- Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
- Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;
- Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;
- Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
- Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
- Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).
Lưu ý: Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực. Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập Bảng kê và được tính vào chi phí được trừ. Các khoản chi phí này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Trên đây là những trường hợp không chịu thuế GTGT hoặc không phải kê khai nộp thuế nên theo điều 13 Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định về hóa đơn thì những trường hợp trên không được cơ quan thuế cấp hóa đơn. Nên hồ sơ chứng từ để doanh nghiệp lấy làm căn cứ bao gồm:
- Hợp đồng kinh tế;
- Biên bản giá nhận hàng hóa, tài sản…
- Chứng từ thanh toán: tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Hạch toán các khoản chi phí không có hóa đơn:
Căn cứ vào chứng từ thanh toán để xác định giá trị của chi phí, hàng hóa, tài sản… còn việc lựa chọn tài sản nào để hạch toán ghi nhận chi phí thì thực hiện theo đúng luật kế toán. Có nghĩa là các bạn mua chi phí, hàng hóa, tài sản đó về sử dụng với mục đích nào thì hạch toán vào tài khoản đó, theo bộ phận sử dụng.