Hạch toán tốt tiền lương là điều kiện cần thiết để tính toán chính xác chi phí sản xuất kinh doanh và giá thành sản phẩm. Vì vậy nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương rất quan trọng, yêu cầu phải tính toán chính xác, đúng chính sách, chế độ các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trích, trợ cấp phải trả cho người lao động, phản ánh đầy đủ tính hình thanh toán các khoản trên cho người lao động.
Vậy để có cách hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương chính xác và đầy đủ nhất, các bạn hãy theo dõi bài viết dưới đây.
- Quy định về mức lương tối thiểu vùng 2017
| Vùng | Mức lương tối thiểu vùng 2017 |
| Vùng I | 3.750.000 đồng/ tháng |
| Vùng II | 3.320.000 đồng/ tháng |
| Vùng III | 2.900.000 đồng/ tháng |
| Vùng IV | 2.580.000 đồng/ tháng |
Mức lương tối thiểu vùng trên là mức thấp nhất làm cơ sở để doanh nghiệp và người lao động thỏa thuận và trả lương, trong đó mức lương trả cho người lao động làm việc trong điều kiện lao động bình thường, bảo đảm đủ thời giờ làm việc bình thường trong tháng và hoàn thành định mức lao động hoặc công việc đã thỏa thuận phải bảo đảm:
- Không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động chưa qua đào tạo làm công việc giản đơn nhất;
- Cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động đã qua học nghề.
- Tỷ lệ các khoản trích theo lương (theo QĐ 595/QĐ-BHXH và công văn 2159/BHXH-BT của BHXH Việt Nam áp dụng từ ngày 1/6/2017)
| Các khoản trích theo lương | Đối với DN (tính vào Chi phí) (%) | Đối với người LĐ (Trừ vào lương) (%) | Cộng (%) |
| Bảo hiểm xã hội ( BHXH) | 17,5 | 8 | 26 |
| Bảo hiểm y tế(BHYT) | 3 | 1,5 | 4,5 |
| Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) | 1 | 1 | 2 |
| Kinh phí công đoàn (KPCĐ) | 2 | – | 2 |
| Cộng (%) | 23,5 | 10,5 | 34 |
- Cách tính lương
Việc vận dụng hình thức tiền lương thích hợp nhằm quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động, vừa có tác dụng đòn bẩy kinh tế khuyến khích NLD tăng năng suất lao động vừa giúp DN tiết kiệm CP nhân công để hạ giá thành sản phẩm. DN có thể lựa chọn các cách trả lương khác nhau: Lương theo thời gian, lương theo sản phẩm hoặc khoán.
3.1. Hình thức tiền lương theo thời gian
a. Tiền lương trả cho người lao động tính theo thời gian làm việc, cấp bậc hoặc chức danh và thang lương theo quy định theo 2 cách: Lương thời gian giản đơn và lương thời gian có thưởng
- Lương thời gian giản đơn gồm lương tháng, lương ngày và lương giờ.
- Lương thời gian có thưởng: là hình thức tiền lương thời gian giản đơn kết hợp với chế độ tiền thưởng trong sản xuất
DN tồn tại 2 cách tính lương sau:
Cách 1
| Tổng lương thực tế | = | ( Lương + Phụ cấp ) ——————————— | X | số ngày đi làm thực tế trong tháng |
| Số ngày công chuẩn của tháng |
Theo cách này lương tháng thường là con số cố định, chỉ giảm xuống khi người lao động nghỉ không hưởng lương.
Cách 2:
| Tổng lương thực tế | = | ( Lương + Phụ cấp ) ————————— | X | số ngày đi làm thực tế trong tháng |
| 26 |
(Doanh nghiệp tự quy định 26 hay 24 ngày)
Theo cách này lương tháng không là con số cố định vì ngày công chuẩn hàng tháng khác nhau, Vì có tháng 28, 30, 31 ngày => có tháng công chuẩn là 24 ngày, có tháng là 26 và cũng có tháng là 27 ngày. Với cách trả lương này khi nghỉ không hưởng lương người lao động cần cân nhắc nên nghỉ tháng nào để làm sao thu nhập của họ ít ảnh hưởng nhất, điều này có thể ảnh hưởng tới tình hình sản xuất của DN khi nhiều nhân viên cùng chọn nghỉ vào những tháng có ngày công chuẩn lớn nhằm giảm thiểu tiền công bị trừ.
b. Tính lương làm thêm giờ
| Tiền lương làm thêm giờ | = | Tiền lương giờ thực trả của ngày làm việc bình thường | x | Mức ít nhất 150% hoặc 200% hoặc 300% | x | Số giờ làm thêm |
Trong đó:
- Mức ít nhất bằng 150% so với tiền lương giờ thực trả của ngày làm việc bình thường, áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày thường;
- Mức ít nhất bằng 200% so với tiền lương giờ thực trả của ngày làm việc bình thường, áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày nghỉ hằng tuần;
- Mức ít nhất bằng 300% so với tiền lương giờ thực trả của ngày làm việc bình thường, áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương, chưa kể tiền lương của ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương theo quy định của Bộ luật Lao động, đối với người lao động hưởng lương theo ngày.
c. Tiền lương làm việc vào ban đêm
Người lao động làm việc vào ban đêm là làm từ 22h – 6h
| Tiền lương làm việc vào ban đêm | = | Tiền lương giờ thực trả của ngày làm việc bình thường | + | Tiền lương giờ thực trả của ngày làm việc bình thường | x | Mức ít nhất 30% | x | Số giờ làm việc vào ban đêm |
3.2. Tính lương theo sản phẩm
Hình thức lương theo sản phẩm là tiền lương trả cho người lao động được tính theo số lượng, chất lượng của sản phẩm hoàn thành hoặc khối lượng công việc đã làm xong được nghiệm thu. Đây là hình thức trả lương gắn chặt năng suất lao động với thù lao lao động, có tác dụng khuyến khích người lao động nâng cao năng suất lao động góp phần tăng sản phẩm
| Lương sản phẩm | = | Sản lượng sản phẩm | X | Đơn giá sản phẩm |
3.3. Tính lương khoán
Đây là cách trả lương khi NLĐ hoàn thành một khối lượng công việc theo đúng chất lượng được giao.
| Lương thực tế | = | Mức lương khoán | X | Tỷ lệ phần trăm hoàn thành công việc |
3.4. Lương/ thưởng theo Doanh thu
Đây là cách trả lương/thưởng mà thu nhập người lao động phụ thuộc vào doanh số đạt được theo mục tiêu doanh số và chính sách lương/thưởng doanh số của công ty.
- Thường áp dụng cho nhân viên kinh doanh, nhân viên bán hàng… Hưởng lương theo doanh thu.
- Cách hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
4.1. Các TK sử dụng
- Tài khoản 334– Phải trả người lao động
- Tài khoản 3382– Kinh phí công đoàn
- Tài khoản 3383– Bảo hiểm xã hội
- Tài khoản 3384– Bảo hiểm y tế
- Tài khoản 3389– Bảo hiểm thất nghiệp
4.2. Nguyên tắc
- Lương trả cho bộ phận nào thì hạch toán vào chi phí của bộ phận đó
- Các khoản trích theo lương như bảo hiểm (nếu có) thì phải hạch toán giảm trừ vào lương theo mức đã ghi tại Hồ sơ tham gia bảo hiểm.
- Bộ phận sản xuất: TK 622, TK 627
- Bộ phận Bán hàng: TK 641
- Bộ phân QLDN: TK 642
4.3. Quỹ tiền lương
Quỹ tiền lương là toàn bộ số tiền lương tính theo số công nhân viên của doanh nghiệp do doanh nghiệp trực tiếp quản lý và chi trả lương, gồm:
- Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm việc thực tế (Tiền lương theo thời gian, tiền lương theo sản phẩm và tiền lương khoán).
- Tiền lương trả cho người lao động sản xuất ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ quy định.
- Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan, trong thời gian được điều động đi công tác làm nghĩa vụ theo chếđộ quy định, thời gian nghỉ phép, thời gian đi học.
- Tiền ăn trưa, ăn ca.
- Các loại phụ cấp thường xuyên (phụ cấp làm thêm giờ, phụ cấp dạy nghề, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp thâm niên….
4.4. Phương pháp kế toán tiền lương
- Hàng tháng, kế toán tính lương, thưởng thi đua, tiền trợ cấp BHXH, phải trả cho người lao động, ghi:
Nợ TK 622 : Tiền lương CNTTSX (Chi tiết từng phân xưởng, sản phẩm)
Nợ TK 627 : Tiền lương NVPX (chi tiết từng phân xưởng)
Nợ TK 641, 642, 241: Tiền lương bộ phận bán hàng, QLDN, XDCB
Nợ TK 335: Tiền lương nghỉ phép của CNTTSX (nếu trích trước)
Nợ TK 338 (3383): Tiền trợ cấp BHXH
Nợ TK 353 (3531): Tiền thưởng thi đua của người lao động
Có TK 334:
- Tiền thưởng quỹ lương phải trả NLĐ:
Nợ TK 622, 627, 641, 642
Có TK 334
- Tiền ăn ca phải trả người lao động:
Nợ TK 622, 627, 641, 642, 353
Có TK 334
- Tính tiền bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn,…) phải trả cho công nhân viên, ghi:
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3383)
Có TK 334 – Phải trả người lao động (3341)
- Các khoản khấu trừ vào lương của công nhân viên:
Nợ TK 334
Có TK 138: Khấu trừ tiền bồi thường
Có TK 141: Khấu trừ tiền tạm ứng thừa
Có TK 333 (3335): Khấu trừ thuế TNCN
Có TK 338 (3388): Khấu trừ tiền nhà, điện, nước…
Có TK 338 ( 3382, 3382, 3384, 3386): Khấu trừ bảo hiểm ( 10,5%)
- Khi doanh nghiệp thanh toán lương và các khoản khác cho người lao động ( kể cả khoản tạm ứng lương)
Nợ TK 334
Có TK 111,112
Sơ đồ phương pháp hạch toán tổng hợp thanh toán với người lao động
4.5. Phương pháp kế toán các khoản trích theo lương
- Hàng tháng, trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN theo tỷ lệ quy định
Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642: Phần tính vào chi phí
Nợ TK 334: Phần khấu trừ vào lương
Có TK 338 (3382, 3383, 3384, 3386)
- Tính tiền bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn,…) phải trả cho công nhân viên, ghi:
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3383)
Có TK 334 – Phải trả người lao động (3341)
- Khi nộp BHXH, BHTN, mua thẻ BHYT, nộp KPCĐ:
Nợ TK 338
Có TK 111,112
- Chi tiêu kinh phí công đoàn tại đơn vị:
Nợ TK 338 (3382)
Có TK liên quan: 111,112,…
- Số BHXH, KPCĐ chỉ tiêu tại cơ sở nếu chi không hết thì phải nộp cho cơ quan quản lý. Khi nộp ghi :
Nợ TK 338 (3382, 3383)
Có TK 112
- Nếu vượt chi có thể được cấp bù ghi :
Nợ TK 112
Có 338 (3382, 3383 )
Sơ đồ phương pháp hạch toán các khoản trích theo lương