Chi phí đi công tác(công tác phí) là khoản chi phí để trả cho người đi công tác trong nước bao gồm: Tiền phương tiện đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê chỗ ở nơi đến công tác, cước hành lý, tài liệu mang theo để làm việc (nếu có).
Quy định về chi phí đi công tác trong doanh nghiệp
- Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015 của Bộ Tài chính về việc sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định:
“ Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế:
Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng…”
- Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:
Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động.
Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
- Doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.
- Doanh nghiệp cử người lao động đi công tác nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay (thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân) thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
- Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
- Được quy định trong quy chế của nội bộ cho phép người lao động được thanh toán bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại khoản chi này.
- Doanh nghiệp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.”
=> Như vậy: để các khoản chi phí công tác phí được tình vào chi phí hợp lý hợp lệ được trừ, doanh nghiệp cần có bộ hồ sơ đầy đủ những chứng từ sau:
- Quyết định cử đi công tác (giấy điều động đi công tác): Nêu rõ cán bộ được cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện.
- Giấy đi đường có xác nhận của Doanh nghiệp cử đi công hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú.
- Các chứng từ, hóa đơn trong quá trình đi lại: Có thể là vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi,….
- Tạm ứng – Hoàn ứng (nếu có): Các loại chi phí có thể phát sinh trong quá trình đi công tác như: Cho phí đi lại, phòng nghỉ, phụ cấp lưu trú (ăn + tiêu), tiền tài liệu, tiếp khách…
Chú ý:
- Quy định về công tác phí như trên đã bỏ mức khống chế đối với khoản chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, doanh nghiệp được tính vào chi phí trừ nếu có hóa đơn, chứng từ theo quy định.
- Trường hợp doanh nghiệp có khoản phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán.
- Khi làm việc với cơ quan thuế
- Một khi đã đưa chi phí đó vào chi phí hợp lý, các bạn cần phải chứng minh rõ ràng và hợp lý với những khoản chi phí mà bạn đưa ra với cơ quan thuế.
- Bước cơ bản và quan trọng là bạn phải chuẩn bị đầy đủ chứng từ về điều kiện ghi nhận chi phí công tác là chi phí hợp lý như mục I ở trên.
- Các kế toán viên cần khéo léo trong công việc trên để có thể đưa chi phí công tác vào chi phí hợp lý một các rõ ràng và đúng với quy định, đồng thời giải trình, chứng minh được khi làm việc với cơ quan thuế.