Để theo dõi ngày công làm việc thực tế, ngày nghỉ, nghỉ hưởng BHXH,… làm căn cứ tính trả lương, BHXH thưởng, trợ cấp… cho người lao động, bảng chấm công sẽ là công cụ hỗ trợ trong việc quản lý nhân sự của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán, trong đó có bảng chấm công sao cho phù hợp với đặc điểm hoạt động & yêu cầu quảng lý của mình nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu theo luật định và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, dễ kiểm tra, kiểm soát đối chiếu. Trong trường hợp không tự xây dựng và thiết kế được biểu mẫu chứng từ riêng thì DN có thể sử dụng hệ thống biểu mẫu có sẵn. Dưới đây là mẫu bảng chấm công theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
| Đơn vị : …………….. | Mẫu số: 01a – LĐTL |
| Bộ phận : ………….. | (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) |
BẢNG CHẤM CÔNG
Tháng ….năm……
| STT | Họ và tên | Ngạch bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ | Ngày trong tháng | Quy ra công | ||||||||
| 1 | 2 | 3 | … | 31 | Số công hưởng lương sản phẩm | Số công hưởng lương thời gian | Số công nghỉ việc, ngừng việc hưởng 100% lương | Số công nghỉ việc, ngừng việc hưởng ….% lương | Số công hưởng BHXH | |||
| A | B | C | 1 | 2 | 3 | …. | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 |
| Cộng | ||||||||||||
Ngày … tháng … năm…
| Người chấm công | Phụ trách bộ phận | Người duyệt |
| (Ký, họ tên) | (Ký, họ tên) | (Ký, họ tên) |
Ký hiệu chấm công:
– Lương SP: SP – Nghỉ phép: P
– Lương thời gian: + – Hội nghị, học tập: H
– Ốm, điều dưỡng: Ô – Nghỉ bù: NB
– Con ốm: Cô – Nghỉ không lương: KL
– Thai sản: TS – Ngừng việc: N
– Tai nạn: T – Lao động nghĩa vụ: LĐ
- Cách lập bảng chấm công theo mẫu trên:
- Cột A, B: Ghi số thứ tự, họ và tên từng người trong bộ phận công tác.
- Cột C: Ghi ngạch bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ của từng người.
- Cột 1 đến cột 31: Ghi các ngày trong tháng (Từ ngày 01 đến ngày cuối cùng của tháng). Hàng ngày người có nhiệm vụ căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận để chấm công cho từng người trong ngày, ghi vào ngày tương ứng theo các quy định trong chứng từ.
- Cột 32: Ghi tổng số công hưởng lương thời gian của từng người trong tháng.
- Cột 33: Ghi tổng số công hưởng lương thời gian của từng người trong tháng.
- Cột 34: Ghi tổng số công nghỉ việc và ngừng việc hưởng 100% lương của từng người trong tháng.
- Cột 35: Ghi tổng số công nghỉ việc và ngừng việc hưởng các loại % lương của từng người trong tháng.
- Cột 36: Ghi tổng số công nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội của từng người trong tháng.
- Cuối tháng, người chấm công hay người phụ trách bộ phận ký vào Bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên qan về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu để tính lương và các khoản liên quan.
- Ngày công được quy định là 8 giờ. Khi tổng hợp ngày công nếu còn giờ lẻ thì ghi số giờ lẻ bên cạnh số công và đánh dấu phẩy ở giữa. (10 công 3 giờ, ghi 10,3).
- Phương pháp chấm công
- Chấm công ngày: Mỗi khi người lao động làm việc tại đơn vị hoặc làm việc khác như hội nghị, họp,… thì mỗi ngày dùng một ký hiệu để chấm công cho ngày đó.
- Nếu trong ngày, người lao động làm 2 việc có thời gian khác nhau thì chấm công theo ký hiệu của công việc chiếm nhiều thời gian nhất.
- Nếu trong ngày, người lao động làm 2 việc có thời gian bằng nhau thì chấm công theo ký hiệu của công việc diễn ra trước.
- Chấm công theo giờ: Trong ngày, người lao động làm bao nhiêu công việc thì chấm công theo các ký hiệu đã quy định và ghi số giờ công thực hiện công việc đó bên cạnh ký hiệu tương ứng.
- Chấm công nghỉ bù: Sử dụng trong trường hợp làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm, do đó khi người lao động nghỉ bù thì chấm “NB” và vẫn tính trả lương thời gian.