Theo quy định tại Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ- CP quy định, trường hợp làm con dấu mới thì con dấu cũ sẽ được xử lý như sau:
“1. Các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.
2. Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 làm con dấu mới theo quy định tại Nghị định này thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp.
3. Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 bị mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì doanh nghiệp được làm con dấu theo quy định tại Nghị định này; đồng thời thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.”
Ví dụ: Doanh nghiệp A được thành lập 05/2013, đến tháng 01/2017 công ty chuyển địa chỉ trụ sở và đã làm thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính, do vậy thông tin về địa chỉ trên con dấu đã được cấp trước đó không còn đúng, công ty A đã làm con dấu mới để sử dụng và giờ không biết nên xử lý con dấu cũ như thế nào? Có phải trả lại dấu không? Nếu trả thì trả cho cơ quan nào?
Như vậy, đối với trường hợp của công ty A đã thành lập và làm con dấu từ trước ngày 01/07/2015 tuy nhiên có thay đổi trụ sở và đã làm thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính, do vậy thông tin về địa chỉ trên con dấu đã được cấp trước đó không còn đúng, công ty A đã làm con dấu mới để sử dụng vào tháng 03/2016 thì con dấu cũ của doanh nghiệp và giấy chứng nhân đăng ký mẫu dấu sẽ nộp lại cho cơ quan công an khi doanh nghiệp đăng ký và sử dụng con dấu mới.
Hồ sơ trả con dấu cho cơ quan công an:
- Công văn đề nghị trả con dấu (Nếu rõ lý do trả dấu).
- Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao công chứng).
- Giấy giới thiệu (nếu người đi thực hiện thủ tục không phải là người đại diện theo pháp luật).
Quy trình trả dấu
Sau khi nộp hồ sơ trả dấu pháp nhân, trong vòng 5 ngày làm việc (không tính thứ 7, CN và ngày lễ) cơ quan công an sẽ ra biên bản hủy dấu. Khi tới lấy kết quả, doanh nghiệp mang theo dấu cũ để thực hiện hủy dấu và nhận kết quả là biên bản xác nhận đã hoàn thành thủ tục trả con dấu.
Nếu không trả có bị xử phạt hay không?
Hiện nay chưa có văn bản nào quy định cụ thể về việc nếu không trả con dấu cho cơ quan công an thì có bị xử phạt hay không. Tuy nhiên doanh nghiệp nên thực hiện điều này để đảm bảo trong trường hợp quy định của pháp luật mới có thể phát sinh sau đó tránh bị phạt một cách không đáng có.