Định khoản kế toán hiểu đơn giản là cách xác định tài khoản, ghi chép số tiền của nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh vào bên nợ bên có của tài khoản liên quan.
Việc định khoản tưởng chừng không hề khó nhưng không phải vậy, trên thực tế có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh khiến kế toán viên gặp khó khăn. Vậy làm thế nào để định khoản các nghiệp vụ kế toán một cách nhanh và hiệu quả nhất? Bài viết sau sẽ chia sẻ với các bạn mẹo định khoản nhanh giúp các bạn hoàn toàn chủ động và tự tin trong công tác kế toán.
Để thực hiện một cách nhanh và chính xác các bạn nên thực hiện theo 5 bước sau:
Bước 1: Xác định đối tượng kế toán liên quan trong nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Bước 2: Xác định tài khoản kế toán của các đối tượng kế toán đã xác định ở bước 1 (lấy số hiệu tài khoản theo bảng hệ thống tài khoản của chế độ KT mà DN áp dụng)
Bước 3: Xác định xu hướng biến động của từng đối tượng kế toán (tăng hay giảm)
Bước 4: Xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có.
Bước 5: Xác định số tiền cụ thể ghi vào từng tài khoản.
- Nguyên tắc định khoản
- Bên Nợ ghi trước/ Bên Có ghi sau.
- Nghiệp vụ biến động tăng ghi 1 bên/ Nghiệp vụ biến động giảm ghi 1 bên
- Dòng ghi Nợ phải so le với Dòng ghi Có
- Tổng giá trị Bên Nợ = Tổng giá trị Bên Có
- Số dư có thể có ở cả Bên Nợ và Bên Có.
2. Cách sử dụng các tài khoản để định khoản
Kết cấu chung của tài khoản kế toán: được thiết kế theo mô hình chữ T
- Bên trái: bên Nợ
- Bên phải: bên Có.
Nợ- Có không có ý nghĩa về mặt kinh tế mà chỉ mang tính quy ước.
- Các TK đầu 1,2,6,8 mang tính chất Tài sản: tăng ghi Nợ- giảm ghi Có.
- Các TK đầu 3,4,5,7 mang tính chất Nguồn vốn: tăng ghi Có- giảm ghi Nợ.
- Các Tk đặc biệt có kết cấu ngược với kết cấu chung: TK 214- Hao mòn TSCĐ: tăng ghi Có, giảm ghi Nợ. TK 521- Các khoản giảm trừ DT: tăng ghi Nợ, giảm ghi Có.
Về số dư TK
- TK đầu 1,2 có số dư bên Nợ.
- TK đầu 3,4 có số dư bên Có.
- TK đầu 5,6,7,8 không có số dư (đây là tài khoản dùng để kết chuyển xác định kết quả kinh doanh, phát sinh bao nhiêu thì kết chuyển bấy nhiêu dó đó số dư = 0).
- Các TK lưỡng tính : TK 131; TK 138; TK 331; TK 333; TK 338. Có thể có số dư cả bên Nợ và bên Có.
- Để xác định số dư ta có công thức:
Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Phát sinh tăng – Phát sinh giảm.
3. Quan hệ đối ứng Tài khoản.
Có 4 loại nghiệp vụ cơ bản về TS và NV
Cụ thể như sau: