Các bước đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân qua mạng như thế nào? Đó là thắc mắc của một vài bạn kế toán mới ra trường. Nhằm hỗ trợ các bạn hiểu rõ hơn về nghiệp vụ này, bài viết sau sẽ hướng dẫn chi tiết các bước đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân cho người lao động làm việc trong DN qua phần mềm Hỗ trợ quyết toán TNCN v3.2.5. Trên phiên bản mới này, Tổng cục thuế đã tích hợp sẵn phần đăng ký mã số thuế cá nhân.
Lưu ý: Từ ngày 20/05/2016, Tổng cụ thuế dừng tiếp nhận dữ kiệu đăng ký cấp MSR theo file excel kết suất từ công cụ TNCN 2.7. Theo đó khi đăng ký MST- TNCN cho người lao động của DN, kế toán viên kê khai sánh sách người lao động trên ứng dụng QT TNCN 3.3.1 rồi gửi lại file lên website https://tncnonline.com.vn bằng định dạng XML.
Sau đây là hướng dẫn chi tiết download và hướng dẫn đăng ký MST TNCN trên phần mềm HTQT TNCN v3.3.0.
- Download và cài đặt phần mềm HTQT TNCN v3.3.0
- Vào website: http://tncnonline.com.vn chọn Công cụ -> Đăng ký thuế (1) -> ở phần Dành cho doanh nghiệp bấm vào Tải về 1 (2), Tải về 2; Tải về 3 để tải phần mềm hỗ trợ quyết toán thuế TNCN.
- Cài đặt phần mềm trên máy tính của bạn.
- Sau khi cài đặt thành công, trên Desktop của bạn sẽ xuất hiện biểu tượng phần mềm hỗ trợ quyết toán thuế TNCN 3.3.5.
- Hướng dẫn kê khai danh sách người lao động để đăng ký MST cá nhân trên phần mềm HTQT TNCN v3.2.5.
- Các bạn kích đúp vào biểu tượng của phần mềm TNCN v3.3.1 để mở phần mềm và tiến hành đăng ký MST – TNCN cho người lao động.
- Trước tiên bạn điền đầy đủ thông tin của DN mình và căn cứ vào chứng minh thư nhân dân hay thẻ căn cước công dân và thông tin do người lao động cung câp, các bạn thực hiện điền các cột chỉ tiêu dưới đây:
Các bạn cần lưu ý:
- Tên cơ quan thuế quản lý: rất nhiều người nộp thuế quên hoặc chọn sai phần này dẫn tới không nộp được tờ khai. Người nộp thuế có thể tra cứu cơ quan thuế đang quản lý đơn vị mình tại đây => https://doanhnghiepmoi.vn
- Số hiệu tệp: đây là lỗi mà nhiều bạn vẫn mắc phải khi kê khai. Số hiệu tệp chính là số thứ tự (số lần) mà bạn nộp tờ khai đăng ký MST lên cơ quan thuế. Lần đầu tiên sẽ mặc định là 1, từ các lần sau các bạn sẽ phải tăng lên 1 đơn vị. Nếu không tăng số hiệu tệp này lên thì khi nộp hệ thống sẽ báo lỗi “File upload đã được xác nhận”
Các bạn kiểm tra số hiệu tệp bằng cách: Truy cập vào trang web tncnonline.com.vn => chọn “Đăng ký thuế” => Chọn “Tổ chức chi trả” sau đó nhập thông tin đăng nhập => Nhập xong ấn “Đăng nhập”
- Ấn vào “Tra cứu file” là biết số tệp đã gửi
=> Sau khi xác định được số tệp đã gửi thì các bạn cộng với 1 nữa để đưa vào chỉ tiêu số hiệu tệp
Trong hình trên, DN đã gửi 2 lần => chỉ tiêu số hiệu tệp của lần này sẽ điền là 3.
Lưu ý:
- Ấn F5 để thêm dòng, F6 xóa dòng.
- Điền đầy đủ thông tin cần đăng ký MST xong, các bạn ấn “Kiểm tra”
- Nếu xuất hiện thông báo “tờ khai không hợp lệ” thì các bạn ấn “đóng” sau đó tìm đến các chỗ báo đỏ trên phần mềm (là các thông tin bị sai) để sửa lại cho đúng, sau đó lại ấn “kiểm tra” cho đến khi có thông báo “tờ khai hợp lệ” chúng ta mới kết xuất tệp hồ sơ được.
- Nếu xuất hiện thông báo “tờ khai hợp lệ” thì các bạn tiến hành kết xuất hồ sơ để gửi qua mạng
- Sau khi các bạn kiểm tra tờ khai đã hợp lệ => Các bạn bấm “Ghi dữ liệu” , rồi tiến hành chọn “Kết xuất tệp hồ sơ”
Màn hình sẽ hiện thị ra bảng kết xuất để chọn loại file mà bạn muốn kết xuất:
- Phần mềm để mặc định là loại A: “Xml File – Để gửi cơ quan thuế” -> Các bạn ấn “Chọn” Để chọn nơi lưu file dạng XML này để gửi qua trang tncnonline cho cơ quan thuế.
Lưu ý: Khi mở file XML hồ sơ đăng ký MST cá nhân được kết xuất từ phần mềm HTQT TNCN 3.3.1 bằng ứng dụng đọc hồ sơ thuế iTaxviewer hệ thống báo lỗi “không có thẻ dữ liệu ‘loaiTKhai” : Nguyên nhân là do phần mềm iTaxviewer chưa cập nhật để hỗ trợ đọc tờ khai này nên hiện tại nếu muốn xem lại nội dung thì NNT phải kết xuất ra định dạng Excel như mục B – Trên hình.
- Chọn loại File: Excel File – Để lưu tại Doanh nghiệp. Sau khi chọn và kết xuất dạng Excel này thì các bạn sẽ đọc được thông tin trong tệp hồ sơ.
- Hiện nay, vẫn có các chi cục thuế yêu cầu phải nộp bản giấy lên trực tiếp cơ quan thuế thì mới được xem xét hồ sơ để cấp MST – Nên các bạn muốn có bản giấy thì sau khi chúng ta kết xuất dạng Excel – Mục B trên hình thì chúng ta thực hiện in ra và ký đóng dấu rồi mang lên bộ phận 1 cửa của chi cục thuế quản lý để nộp.
- Hướng dẫn gửi hồ sơ đăng ký MST TNCN qua mạng
- Đăng nhập vào trang: tncnonline.com.vn
Tại phần trang chủ, các bạn click vào “Đăng ký thuế” – như hình dưới đây
Tại phần đăng ký thuế, xuất hiện 3 đối tượng là: Cơ quan thuế, Tổ chức chi trả, và Phi nông nghiệp. Các bạn click chọn “Tổ chức chi trả”, sau đó căn cứ vào Giấy phép đăng ký kinh doanh của Doanh nghiệp để điền các thông tin, như hình dưới đây:
Sau khi đã đưa toàn bộ thông tin chính xác, các bạn ấn đăng nhập. Sau đó điền đầy đủ thông tin của người thực hiện nộp file đăng ký MST – TNCN.
- Tiếp theo các bạn Click vào “Choose File” – để lựa chọn đường dẫn tới thư mục chưa file đăng ký MST – TNCN cần nộp Cơ quan Thuế.
- Sau khi xuất hiện tên file đăng ký MST – TNCNđể nộp Cơ quan thuế, các bạn ấn “Gửi file”
- Phần mềm sẽ đưa ra thông báo về việc bạn đã nộp thành công file đăng ký MST – TNCN lên Cơ quan thuế, theo hình ảnh:
Vậy là các bạn đã gửi file đăng ký MST – TNCN lên Cơ quan thuế thành công. Theo quy định hiện nay, sau khi Doanh nghiệp đã gửi file về đăng ký MST – TNCN thì sẽ tiếp tục in ra giấy để nộp trực tiếp lên Cơ quan thuế và mang về 1 bản có xác nhận từ Cơ quan Thuế.