Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra trong công tác kế toán và việc mất hóa đơn là một trong nhiều rủi ro mà DN có thể gặp phải. Vậy khi phát hiện ra việc làm mất hóa đơn tại doanh nghiệp thì kế toán cần phải thực hiện các thủ tục gì và mức phạt áp dụng là bao nhiêu?
Để làm rõ vấn đề này, theo Điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài Chính về cách xử lý khi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn GTGT đầu vào và đầu ra theo các tình huống cụ thể sau đây.
Cách xử lý khi mất hóa đơn GTGT đầu vào (liên 2)
Dù là người bán hay người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 thì:
- Hai bên lập biên bản ghi nhận sự việc:
- Trong biên bản phải ghi rõ liên 1 của người bán khai, nộp thuế trong tháng nào,
- Ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền),
- Đóng dấu (nếu có) trên biên bản.
- Nôp phạt từ 2 – 4 triệu. (Nhưng từ ngày 1/8/2016: Mức phạt sẽ từ 4 – 8 triệu)
2. Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua.
- Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toánvà kê khai thuế.
- Lưu ý: Kể từ ngày 15/12/2016 Theo Thông tư 176/2016/TT-BTC: Mức phạt làm mất hóa đơn GTGT đầu vào sẽ từ 000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.
- Làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách; trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền.
- Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.
- Trường hợp người mua tìm lại được hoá đơn đã mất và báo cáo lại với cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt thì người mua không bị phạt tiền.
- Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hoá đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hoá đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hoá đơn.
- Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người mua thuê thì xử phạt người mua theo quy định tại khoản này.
- Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.”
3. Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba:
Ví dụ: Bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hoá đơn, thì căn cứ vào việc bên thứ ba do bên nào thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt.
Người bán thuê bên thứ 3 vận chuyển hàng kèm theo hóa đơn, nhưng bên thứ 3 làm mất. Thì người bán phải chịu trách nhiệm và bị xử phạt.
