Việc mất hóa đơn GTGT là việc không mong muốn của kế toán. Tuy nhiên khi gặp phải tình huống như vậy, kế toán phải xử lý kịp thời, chính xác theo quy định để tránh mất và hạn chế mức phạt của cơ quan Thuế cũng như hạn chế những rủi ro cho DN. Vậy cách xử lý khi như thế nào? Mức phạt bao nhiêu đối với các trường hợp làm mất hóa đơn GTGT? Bài viết sau sẽ giúp bạn nắm được các quy định này.
I. Cách xử lý khi mất hóa đơn GTGT
- Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.
Mẫu báo cáo mất hóa đơn GTGT: Mẫu số BC21/AC
| CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc |
………,ngày………tháng………năm 20…..
BÁO CÁO MẤT, CHÁY, HỎNG HÓA ĐƠN
Tên tổ chức, cá nhân làm mất, cháy, hỏng hóa đơn: ……………………….
Mã số thuế: …………………………………………………………………………….
Địa chỉ: …………………………………………………………………………………..
Căn cứ Biên bản mất, cháy, hỏng hóa đơn.
Hồi…… giờ…….. ngày……..tháng……..năm…….., (tổ chức, cá nhân) xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn như sau:
| STT | Tên loại hóa đơn | Mẫu số | Ký hiệu hóa đơn | Từ số | đến số | Số lượng | Liên hóa đơn | Ghi chú |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| AA/14T | Hóa đơn bán hàng hóa dịch vụ đã sử dụng hoặc chưa sử dụng (đã phát hành hoặc chưa phát hành) | |||||||
| Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ |
Lý do mất, cháy, hỏng hóa đơn: …………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
Đơn vị cam kết: Việc khai báo trên là đúng sự thật, nếu phát hiện khai sai đơn vị xin chịu trách nhiệm trước pháp luật.
| Nơi nhận:– Cơ quan thuế trực tiếp quản lý – Lưu. | NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT Ký đóng dấu và ghi rõ họ tên |
Lưu ý:
- Mẫu báo cáo BC21/AC này trên phần mềm Hỗ trợ kê khai có ở mục “Hóa Đơn“.
Nếu bị mất hóa đơn các bạn có thể làm trực tiếp trên phần mềm HTKK và gửi qua mạng.
- Nếu nộp mẫu này chậm quá 10 ngày kể từ ngày hết hạn nộp báo cáo mất BC21/AC (5 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất hóa đơn) sẽ bị xử phạt về việc nộp chậm thông báo theo Khoản 7 Điều 1 Thông tư 176/2016/TT-BTC.
- Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì xử lý như sau:
- Bên nào làm mất thì bên đó làm thông báo BC21/AC gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp của mình.
- Người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản.
- Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua.
- Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toánvà kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba (ví dụ: bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hóa đơn) thì căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định.
II. Các mức phạt khi làm mất hóa đơn GTGT
Theo Điều 3 Nghị định 49/2016/NĐ-CP sửa đổi các mức xử phạt về hóa đơn và Điều 1 Thông tư 176/2016/TT-BTC, cụ thể như sau
- Đối với bên bán: Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với:
- Làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hoá đơn khi hoá đơn chưa đến thời gian lưu trữ hoặc hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ; trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền.
- Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.
- Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn, trừ liên giao cho khách hàng, trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán. (phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng – theo điều 12 – Nghị định 105/2013/NĐ-CP – Quy định xử phạt hành chính trong lĩnh vực kế toán – HL: 1/12/2013)
- Trường hợp người bán tìm lại được hoá đơn đã mất (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán không bị phạt tiền.
- Trường hợp người bán làm mất, cháy, hỏng các liên hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ (người bán đã lập hoá đơn khác thay thế cho các hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ) thì người bán bị phạt cảnh cáo.
- Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hoá đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hoá đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hoá đơn. (Tại điều 3 của TT 10/2014/TT-BTC Có quy định về nguyên tắc xử phạt là xử phạt theo hành vi( số lần làm mất) chứ không xử phạt theo số lượng hóa đơn bị mất)
- Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người bán thuê thì xử phạt người bán theo quy định.
- Đối với bên mua: Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với các hành vi:
- Làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách; trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền.
- Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.
- Trường hợp người mua tìm lại được hoá đơn đã mất và báo cáo lại với cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt thì người mua không bị phạt tiền.
- Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hoá đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hoá đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hoá đơn.
- Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người mua thuê thì xử phạt người mua theo quy định
- Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán. (phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng – theo điều 12 – Nghị định 105/2013/NĐ-CP – Quy định xử phạt hành chính trong lĩnh vực kế toán – HL: 1/12/2013).
III. Một số tình huống về mất hóa đơn GTGT
- Mất hóa đơn lập sau đã hủy bỏ chỉ bị phạt cảnh cáo
Theo Công văn số 3387/TCT-CS ngày 29/7/2016 của Tổng cục Thuế về xử lý vi phạm hành chính về hóa đơn có quy định:
Trường hợp doanh nghiệp làm mất các liên hóa đơn lập sai, đã xóa bỏ và đã lập hóa đơn khác thay thế thì chỉ bị phạt cảnh cáo.
- Mất hóa đơn do bị giật túi xách được miễn phạt
- Theo Công văn số 4926/TCT-CS ngày 20/11/2015 của Tổng cục Thuế về xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi làm mất hóa đơn: Theo đó, Tổng cục Thuế cho rằng đối với trường hợp bên bán làm mất hóa đơn liên 2 trên đường đến giao cho khách hàng do nhân viên bị cướp giật túi xách (có xác nhận của Công an), nếu qua xác minh không có gian lận và bên bán đã kê khai nộp thuế số hóa đơn bị mất thì được miễn phạt.
- Công văn số 1703/TCT-CS ngày 28/4/2017 của Tổng cục Thuế về việc xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn: Theo đó, đối với trường hợp doanh nghiệp mất hóa đơn liên 2 do bị cướp giật túi xách, Tổng cục Thuế yêu cầu Cục thuế địa phương căn cứ vào các yếu tố sau đây để xem xét miễn phạt cho doanh nghiệp:
- Đơn trình báo có xác nhận của cơ quan Công an.
- Hóa đơn bị mất đã được kê khai thuế hay chưa.
- Sự tuân thủ pháp luật của DN.
- Theo quy định tại khoản 4 Điều 3 Nghị định 49/2016/NĐ-CP, hành vi làm mất hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hóa đơn đã lập (liên 2) nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn bị xử phạt từ 4 – 8 triệu đồng. Tuy nhiên, nếu bị mất hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì được miễn phạt tiền.
- Tìm thấy hóa đơn đã bị mất
Theo Công văn số 1995/TCT-CS ngày 11/5/2016 của Tổng cục Thuế về việc xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn:
- Nếu tìm lại được hóa đơn đã mất khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì được miễn phạt tiền.
- Ngược lại, nếu sau khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt mới tìm thấy hóa đơn bị mất thì sẽ vẫn bị phạt.
- Mất hóa đơn ghi sai?
Theo Công văn số 56325/CT-TTHT ngày 18/8/2017 của Cục Thuế TP. Hà Nội về chính sách thuế.
Theo quy định tại Điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC , trường hợp Công ty làm thất lạc hóa đơn liên 2 trong quá trình vận chuyển giao cho người mua thì có trách nhiệm gửi báo cáo mất hóa đơn đến cơ quan thuế, đồng thời sao chụp liên 1 để giao người mua làm căn cứ hạch toán và kê khai thuế.
Tuy nhiên, trường hợp Công ty phát hiện hóa đơn đã thất lạc còn bị sai sót thì Công ty và người mua lập biên bản nêu rõ sai sót, sau đó Công ty lập hóa đơn mới giao cho người mua. Trên hóa đơn mới ghi rõ thay thế cho hóa đơn số, ngày tháng năm.
