1. Những hồ sơ chính cần chuẩn bị cho công tác quyết toán thuế
1.1. Hồ sơ của người lao động
– Hợp đồng lao động của tất cả người lao động đã và đang làm việc tại công ty bao gồm: hợp đồng lao động dài hạn, hợp đồng lao động thời vụ, hợp đồng giao khoán
– Hồ sơ cá nhân từng người lao động bao gồm: sơ yếu lý lịch, đơn xin việc, bản sao sổ hộ khẩu, bản sao chứng minh thư nhân dân, bản sao bằng cấp, chứng chỉ học nghề, giấy khám sức khỏe và các giấy tờ khác kèm theo (nếu có)
1.2. Các văn bản quy định tại doanh nghiệp
– Quyết định tuyển dụng, quyết định chức danh, quyết định lương
– Quy chế nhân viên
– Quy chế tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp (ghi rõ điều kiện hưởng và mức hưởng)
1.3. Các chứng từ tiền lương
– Bảng chấm công hàng tháng
– Bảng lương hàng tháng (có đầy đủ chữ ký của lãnh đạo và người lao động)
– Chứng từ thanh toán tiền lương: phiếu chi tiền lương (nếu thanh toán lương bằng tiền mặt), giấy báo nợ ngân hàng (nếu thanh toán bằng chuyển khoản)
– Thông báo nộp bảo hiểm của BHXH hàng tháng
– Thang bảng lương do doanh nghiệp tự xây dựng
– Bảng trích nộp bảo hiểm cho người lao động
– Bảng đối chiếu bảo hiểm với cơ quan bảo hiểm
– Biên bản kiểm tra về lao động (nếu có)
– Tờ khai thuế TNCN hàng tháng, hàng quý (nếu có), tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân cuối năm
– Chứng từ nộp tiền thuế TNCN (nếu có): giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước
2. Những hồ sơ chi tiết cho từng khoản chi lương cần chuẩn bị
– Khi cơ quan thuế vào quyết toán kiểm tra thuế tại doanh nghiệp thì công việc chính của họ là kiểm tra xem những khoản chi phí mà doanh nghiệp cho vào chi phí hợp lý, hợp lệ có đầy đủ chứng từ và chính xác không.
– Vì vậy, trước khi đoàn vào kiểm tra, kế toán phải rà soát lại toàn bộ chứng từ thu, chi, chứng từ ngân hàng xem nó đã đúng và đủ chưa để không bị loại ra trước khi tính thuế. Như vậy chúng ta phải bám sát vào thông tư để làm cho đúng.
Căn cứ khoản 2 điều 4 thông tư 96/2015/TT-BTC quy định
2.1. Các khoản chi tiền lương
o Đối với các khoản chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ
→ Phải có phiếu chi lương thực tế: có đầy đủ chữ ký lãnh đạo và người lao động
o Các khoản tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động
→ Phải được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ: hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính của công ty, quy chế thưởng do lãnh đao quy định theo quy chế tài chính công ty.
2.2. Khoản chi về tiền nhà ở đối với người lao động (kể cả người nước ngoài):
o Phải được ghi cụ thể trong hợp đồng lao động do doanh nghiệp trả cho người lao động, khoản chi này có tính chất tiền lương, tiền công và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ
o Chi phí tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH MTV, thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất kinh doanh
→ Không được đưa vào chi phí được trừ
2.3. Chi trang phục
Phần chi trang phục bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ đầy đủ và chi bằng tiền không vượt quá 5 triệu đồng/người/năm → Thì được tính vào chi phí hợp lý
2.4. Chi thưởng sáng kiến, cải tiến
Doanh nghiệp phải có hội đồng nghiệm thu sáng kiến, cải tiến và có quy định bằng văn bản cụ thể về việc chi thưởng sáng kiến, cải tiến
2.5. Chi đi công tác (vé tàu xe, vé máy bay, tiền ăn ở)
– Phải có hóa đơn, chứng từ đầy đủ
– Giấy đi đường, quyết định cử đi công tác
– Các khoản này phải có trong quy chế tài chính của công ty với mức tiền cụ thể
– Các khoản chi thêm cho lao động nữ theo mục 2.10, khoản 2 điều 4 thông tư 96/2015 quy định
– Mức tiền chi cho người lao động tối đa 3 triệu đồng/người/năm để trích nộp quỹ hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ
→ Phải được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, Quy chế tài chính của công ty (Nghị định 146/2017/NĐ/CP)
2.6. Khoản chi trợ cấp mất việc làm cho người lao động
– Chi tiết mức trợ cấp mất việc làm theo điều 49 của Bộ luật lao động số 10/2012/QH13
– Khoản thực chi cho hoạt động phòng chống HIV/AIDS tại nơi làm việc của doanh nghiệp: chi tiết tại khoản mục 2.30, khoản 2 điều 4 thông tư 96/2015 quy định
– Chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nghề cho người lao động
– Các khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động: chi tiết tại mục 2.30, khoản 2 điều 4 thông tư 96/2015 quy định.
