Khi xuất kho hàng hóa cũng như khi nhập kho hàng hóa cần phải có bằng chứng ghi lại nghiệp vụ xuất hay nhập đó. Theo đó phiếu xuất kho được lập khi xuất kho hàng hóa nhằm ghi nhận, theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp hay để bán hàng, làm cơ sở để hạch toán các chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm dịch cụ, giá vốn hàng bán và kiểm tra việc sử dụng và mức độ tiêu hao vật tư. Như vậy làm thế nào để lập được phiếu xuất kho hàng hóa chính xác?
- Mẫu phiếu xuất kho là biểu mẫu kế toán thông dụng , được ban hành theo TT 200/2014/TT-BTC và chế độ kế toán hiện hành như sau:
| Đơn vị:………………. | Mẫu số 02 – VT | |
| Bộ phận:……………. | (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC | |
| Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) | ||
| PHIẾU XUẤT KHO | ||
| Ngày…..tháng…..năm …… | Nợ ……………………. | |
| Số: ……………………………. | Có ……………………. |
– Họ và tên người nhận hàng: ……………………… Địa chỉ (bộ phận)………………
– Lý do xuất kho: …………………………………………………………………………………
– Xuất tại kho (ngăn lô): …………………………..Địa điểm …………………………….
| STT | Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá | Mã số | Đơn vị tính | Số lượng | |||
| Yêu cầu | Thực xuất | Đơn giá | Thành tiền | ||||
| A | B | C | D | 1 | 2 | 3 | 4 |
| Cộng | x | x | x | x | x | ||
– Tổng số tiền (viết bằng chữ):…………………………………………………………….
– Số chứng từ gốc kèm theo:………………………………………………………………
| Ngày …. tháng ….năm… | ||||
| Người lập phiếu(Ký, họ tên) | Người nhận hàng(Ký, họ tên) | Thủ kho (Ký, họ tên) | Kế toán trưởng(Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) | Giám đốc(Ký, họ tên) |
- Hướng dẫn cách viết phiếu xuất kho theo các chỉ tiêu in sẵn theo mẫu trên
a) Khi tiến hành lập phiếu xuất kho cần phải ghi rõ số phiếu và ngày, tháng, năm lập phiếu; họ tên người nhận hàng, tên đơn vị (hoặc bộ phận); số hóa đơn hoặc lệnh xuất kho, ngày, tháng, năm theo hóa đơn; lý do xuất kho, và tên kho xuất.
- Cột A: Ghi số thứ tự vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (số vật tư,sản phẩm, hàng hóa ghi trên hóa đơn).
- Cột B: Ghi tên vật tư, tên dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (tên vật tư, sản phẩm, hàng hóa ghi trên hóa đơn).
- Cột C: Mã số (nếu có ghi theo hóa đơn),
- Cột D: Đơn vị (ghi theo hóa đơn).
b) Phần số lượng, đơn giá và thành tiền.
- Cột 1: Ghi số lượng theo yêu cầu của người (bộ phận) sử dụng trên chứng từ (hóa đơn hoặc lệnh xuất)
- Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất (số lượng thực tế xuất kho có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu
- Cột 3: Giá xuất kho là giá chưa có thuế cho một đơn vị hàng hóa.
- Cột 4: Bằng đơn giá nhân với số lượng.
c) Dòng cộng: Cộng các giá trị trên phiếu xuất cho những cột số lượng, đơn giá, thành tiền.
d) Dòng số tiền viết bằng chữ: Ghi diễn giải bằng chữ tổng số tiền ở cột thành tiền trên phiếu xuất kho.
- Phiếu xuất kho do bộ phận kho hoặc bộ phận quản lý, lập thành 3 liên. Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký và chuyển cho Giám đốc hoặc người ủy quyền duyệt giao cho người nhận phiếu xuống kho nhận hàng.
- Sau khi xuất kho thủ kho cần phải ghi rõ ngày, tháng, năm xuất kho, cùng người nhận hàng ký và ghi rõ họ tên vào phiếu.
- Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu.
- Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán ghi vào sổ kế toán.
- Liên 3: Giao cho người nhận hàng.
- Phiếu xuất kho lập cho một hoặc nhiều vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng.
