Cách viết phiếu nhập kho hàng hóa

Đối với kế toán kho, việc viết phiếu nhập kho hàng hóa là công việc thường xuyên, buộc kế toán viên phải có kiến thức nhất định để tránh những sai sót không đáng có khi thực hiện công việc này. Đặc biệt đối với kế toán mới ra trường sẽ không tránh khỏi bỡ ngỡ. Vậy bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu khi nào viết phiếu nhập kho và cách viết phiếu nhập kho như thế nào để chính xác.

Phiếu nhập kho được lập khi hàng hóa về đến công ty và cho vào nhập kho để lưu trữ, nhằm ghi nhận và theo dõi số lượng vật tư, công cụ dụng cu, hàng hóa nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng đồng thời xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán.

1. Dưới đây là mẫu phiếu nhập kho theo TT 200/2014/TT-BTC

– Họ và tên người giao: ……………………………………………………………………………

– Theo ……………… số ……….. ngày ….. tháng ….. năm ….. của ………………………

Nhập tại kho: …………………………………….địa điểm………………………………………

– Tổng số tiền (viết bằng chữ):……………………………………………………………….

– Số chứng từ gốc kèm theo:………………………………………………………………….

2. Hướng dẫn cách viết phiếu nhập kho

a) Góc trên bên trái của Phiếu nhập kho phải ghi rõ tên của đơn vị ( hoặc đóng dấu đơn vị ), bộ phận nhập kho. Phiếu nhập kho áp dụng trong các trưởng hợp nhập kho vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá mua ngoại, tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn, hoặc thừ phát hiện trong kiểm kê.

b) Khi lập phiếu nhập kho phỉa ghi rõ số phiếu, ngày -tháng-năm lập phiếu; họ tên người giao vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa; số hóa đơn hoặc lệnh nhập kho; ngày- tháng-năng theo hóa đơn; tên kho, địa điểm nhập kho.

• Cột A: Ghi số thứ tự vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (số vật tư,sản phẩm, hàng hóa ghi trên hóa đơn).
• Cột B: Ghi tên vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (tên vật tư, sản phẩm, hàng hóa ghi trên hóa đơn).
• Cột C: Mã số (nếu có ghi theo hóa đơn), (có thể bỏ qua).
• Cột D: Đơn vị (ghi theo hóa đơn).

c) Phần số lượng:

• Cột 1: Ghi số lượng theo chứng từ (hóa đơn hoặc lệnh nhập).
• Cột 2: Kế toán kho ghi số lượng thực nhập vào kho.

(Thông thường số lượng theo chứng từ ở cột 1 sẽ bằng số lượng thực nhập ở cột 2, nhưng nếu hàng không về đủ, hoặc xảy ra hư hỏng trả lại người bán, và cũng có thể hàng hóa về thừa so với thực mua thì cột 1 và cột 2 sẽ khác nhau, kế toán Kho cần chú ý ghi chính xác số lượng của 2 cột này).

• Cột 3: Giá nhập kho: được xác định bằng giá mua chưa thuế của hàng hóa cộng với các chi phí thu mua (vận chuyển, bốc dỡ…) cho một đơn vị hàng hóa.
• Cột 4: Bằng đơn giá nhân với số lượng

d) Dòng cộng: Cộng các giá trị trên phiếu nhập cho các cột số lượng, đơn giá, thành tiền.

e) Dòng số tiền viết bằng chữ: Ghi diễn giải bằng chữ tổng số tiền ở cột thành tiền trên phiếu nhập kho.

3. Phiếu nhập kho lập thành 2 liên (đối với vật tư, hàng hóa mua ngoài), hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất), và người lập phiếu (ghi rõ họ tên), người mua hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.

• Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người giao hàng ký vào phiếu, thủ kho giữ liên 2 (đối với vật tư, hàng hóa mua ngoài) để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán ghi sổ kế toán, và liên 1 lưu lại nơi lập phiếu, liên 3 (nếu có) người mua hàng giữ.
• Phiếu nhập kho được dùng trong các trường hợp nhập kho vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa mua ngoài, tự sản xuất, thuê gia công chế biến, nhận vốn góp, hoặc thừa phát hiện trong kiểm tra.