Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục quyết toán thuế với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.
Những hồ sơ gửi cơ quan thuế: Công văn gửi cơ quan thuế, biên bản, quyết định của Doanh nghiệp liên quan đến việc chuyển trụ sở. Mọi trường hợp thay đổi địa điểm kinh doanh đều không thay đổi mã số thuế.
Những thủ tục chính mà doanh nghiệp cần phải làm khi thay đổi trụ sở kinh doanh:
- Với sở kế hoạch đầu tư:
Doanh nghiệp cần phải chuẩn bị hồ sơ và nộp những giấy tờ sau:
- Biên bản họp về việc thay đổi đăng ký kinh doanh;
- Quyết định về việc thay đổi đăng ký kinh doanh;
- Thông báo thay đổi đăng ký kinh doanh;
- Giấy chứng nhận đăng ký thuế (bản gốc)
- Với cơ quan thuế:
2.1. Trường hợp chuyển địa điểm kinh doanh trong cùng địa bàn tỉnh:
– Hồ sơ gồm: Tờ khai điều chỉnh đăng ký thuế theo mẫu 08-MST, trong đó ghi rõ thông tin thay đổi về địa điểm kinh doanh.
– Trường hợp người nộp thuế thuộc Cục Thuế trực tiếp quản lý thì hồ sơ được gửi đến Cục Thuế để thực hiện điều chỉnh lại thông tin về địa chỉ mới của người nộp thuế. Cục Thuế trực tiếp quản lý người nộp thuế có trách nhiệm cập nhật các thông tin thay đổi vào hệ thống dữ liệu đăng ký thuế trong thời hạn 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ điều chỉnh.
– Trường hợp người nộp thuế thuộc Chi cục Thuế quản lý thì hồ sơ được lập thành 02 (hai) bộ để gửi đến Chi cục Thuế nơi người nộp thuế chuyển đi và Chi cục Thuế nơi người nộp thuế chuyển đến. Chi cục Thuế nơi người nộp thuế chuyển đi phải lập thông báo tình hình nộp thuế của người nộp thuế theo mẫu số 09-MST gửi đến Chi cục Thuế nơi người nộp thuế chuyển đến và Cục Thuế trong thời hạn ba ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị chuyển địa điểm.
2.2. Trường hợp chuyển địa điểm kinh doanh giữa các tỉnh:
– Tại nơi người nộp thuế chuyển đi.
Hồ sơ khai gồm:
- Thông báo chuyển địa điểm;
- Giấy chứng nhận đăng ký thuế (bản gốc);
- Thông báo tình trạng kê khai, nộp thuế của đơn vị chuyển địa điểm kinh doanh theo mẫu 09-MST
Trong thời hạn ba ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ khai chuyển địa điểm của người nộp thuế, cơ quan thuế nơi người nộp thuế chuyển đi thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký thuế và lập thông báo tình hình nộp thuế của người nộp thuế theo mẫu 09-MST gửi 01 (một) bản cho người nộp thuế, 01 (một) bản cho cơ quan thuế nơi người nộp thuế chuyển đến.
– Tại nơi người nộp thuế chuyển đến:
Trong thời hạn 05 (năm) ngày làm việc, kể từ ngày được cấp đổi Giấy phép kinh doanh, Giấy chứng nhận đầu tư… theo địa chỉ mới, người nộp thuế phải thực hiện đăng ký thuế tại cơ quan thuế nơi chuyển đến.
Hồ sơ đăng ký thuế gồm:
- Tờ khai đăng ký thuế (ghi mã số thuế đã được cấp trước đó);
- Bản sao không yêu cầu chứng thực Giấy phép kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đầu tư… do cơ quan có thẩm quyền nơi chuyển đến cấp.
Trong thời hạn ba ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký thuế đầy đủ, chính xác, cơ quan thuế phải cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế cho người nộp thuế và giữ nguyên mã số thuế mà người nộp thuế đã được cấp trước đó.
Chú ý:
Đối với các số hoá đơn đặt in doanh nghiệp đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết, khi có sự thay đổi địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp,
– Nếu công ty có nhu cầu sử dụng tiếp thì thực hiện đóng dấu địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức địa chỉ đã in sẵn và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu TB04/AC kèm theo tại thông tư 39/2014/TT-BTC ban hành ngày 31/03/2014) và được sử dụng ngay tại thời điểm gửi thông báo điều chỉnh cho cơ quan.
– Trường hợp doanh nghiệp không tiếp tục sử dụng hoá đơn đó thì tiến hành hủy hoá đơn theo thông tư 39/2014/TT-BTC (chi tiết tại điều 21 và điều 29) và đặt in hóa đơn mới theo địa chỉ mới.
