1. Nguyên tắc kế toán
Tài khoản 111- Tiền mặt dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt của đơn vị, bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ.
Chỉ phản ánh vào TK 111- Tiền mặt về giá trị tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập, xuất quỹ.
Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm, luôn đảm bảo khớp đúng giữa giá trị ghi trên sổ kế toán, sổ quỹ và thực tế.
Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Mọi chênh lệch phát sinh phải xác định nguyên nhân, báo cáo lãnh đạo, kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
Kế toán tiền mặt phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định trong chế độ quản lý lưu thông tiền tệ hiện hành và các quy định về thủ tục thu, chi, nhập quỹ, xuất quỹ, kiểm soát trước quỹ và kiểm kê quỹ của Nhà nước.
2. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
1- Khi rút tiền gửi ngân hàng, kho bạc về nhập quỹ tiền mặt của đơn vị, kế toán ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (tài khoản cấp 2 phù hợp)
Có TK 112 – TGNH, kho bạc (chi tiết tài khoản cấp 2)
2- Nhận các khoản kinh phí bằng tiền mặt, căn cứ vào phiếu thu, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (tài khoản cấp 2 phù hợp)
Có TK 441 – Nguồn kinh phí đầu tư XDCB.
Có TK 461 – Nguồn kinh phí hoạt động.
Có TK 462 – Nguồn kinh phí dự án.
Có TK 465 – Nguồn kinh phí theo ĐĐH của nhà nước
– Những khoản tiền nhận là kinh phí rút ra từ dự toán kinh phí ghi Có TK 008, 009.
3- Khi thu được các khoản thu sự nghiệp, lệ phí và các khoản thu khác.
Nợ TK 111 – Tiền mặt (tài khoản cấp 2 phù hợp)
Có TK 511 – Các khoản thu
4- Khi thu được các khoản thu của khách hàng, tiền thừa tạm ứng, kế toán ghi
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 311 – Các khoản phải thu.
Có TK 312 – Tạm ứng.
5- Khi thu hồi các khoản công nợ phải thu đơn vị cấp dưới hoặc thu hộ cấp dưới bằng tiền mặt, kế toán đơn vị cấp trên ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt.
Có TK 342 – Thanh toán nội bộ.
6- Khi đơn vị được Kho bạc cho tạm ứng nhập quỹ tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111
Có TK 336- Tạm ứng kinh phí
7- Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê, chưa xác định được nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt.
Có TK 331 – Các khoản phải trả (3318)
8- Khi thu được lãi cho vay, lãi tín phiếu, trái phiếu bằng tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt.
Có TK 531 – Thu hoạt động SXKD
9- Chênh lệch tăng giá do đánh giá lại ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ thực tế tăng), kế toán ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (1112)
Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá
10- Khi thu tiền bán hàng hoặc dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (tổng giá thanh toán)
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
Có TK 531 – Thu hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ
– Khi thu tiền mặt bán hàng hoá, dịch vụ không thuộc diện đối tượng chịu thuế
GTGT hoặc đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (tổng giá thanh toán)
Có TK 531 – Thu hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ
11- Chi tiền mặt mua vật liệu, công cụ, hàng hoá, kế toán căn cứ vào phiếu chi, ghi:
Nợ TK 152 – Vật liệu
Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ
Nợ TK 155 – Sản phẩm, hàng hoá
Nợ TK 631 – Chi hoạt động SXKD
Có TK 111 – Tiền mặt
12- Chi tiền mặt để mua TSCĐ đưa vào sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, dự án, kế toán ghi.
Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình
Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình
Có TK 111 – Tiền mặt
Đồng thời căn cứ vào nguồn sử dụng để mua sắm TSCĐ để ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (nếu là TSCĐ đầu tư bằng các nguồn kinh phí, nguồn quỹ cơ quan), và ghi tăng nguồn vốn kinh doanh (nếu TSCĐ dùng để thực hiện hoạt động SXKD).
Nợ TK 431 – Quỹ cơ quan
Nợ TK 441 – Nguồn kinh phí đầu tư XDCB
Nợ TK 661 – Chi hoạt động
Nợ TK 662 – Chi dự án
Nợ TK 635 – Chi theo ĐĐH của NN
Có TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh
13- Khi chi các khoản đầu tư XDCB, chi hoạt động sự nghiệp, chi thực hiện chương trình dự án, chi hoạt động SXKD bằng tiền mặt, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước, chi phí trả trước, kế toán ghi:
Nợ TK 241 – XDCB dở dang
Nợ TK 661 – Chi hoạt động
Nợ Tk 662 – Chi dự án
Nợ TK 631 – Chi hoạt động SXKD
Nợ TK 635 – Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước
Nợ TK 643 – Chi phí trả trước
Có TK 111 – Tiền mặt
14- Khi thanh toán các khoản nợ phải trả, các khoản nợ, vay hoặc chi trả lương và các khoản bằng tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK 331 – Các khoản phải trả
Nợ TK 334 – Phải trả viên chức
Có TK 111 – Tiền mặt
15- Chi tạm ứng bằng tiền mặt, hoặc cấp kinh phí cho cấp dưới hoặc cho vay, kế toán ghi:
Nợ TK 312 – Tạm ứng
Nợ TK 313 – Cho vay
Nợ TK 341 – Cấp kinh phí cho cấp dưới (chi tiết loại kinh phí, đơn vị nhận)
Có TK 111 – Tiền mặt
16- Chi hộ cấp trên hoặc cấp dưới bằng tiền mặt các khoản vãng lai nội bộ, kế toán ghi:
Nợ TK 342 – Thanh toán nội bộ
Có TK 111 – Tiền mặt
17- Chi quỹ cơ quan, nộp các khoản thuế, phí, lệ phí, BHXH, BHYT (nếu có) bằng tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK 431 – Quỹ cơ quan
Nợ TK 333 – Các khoản phải nộp Nhà nước
Nợ TK 332 – Các khoản phải nộp theo lương
Có TK 111 – Tiền mặt
18- Số tiền mặt thiếu phát hiện khi kiểm kê, kế toán ghi:
Nợ TK 311 – Các khoản phải thu (3118)
Có TK 111 – Tiền mặt
19- Chênh lệch giảm do đánh giá lại số dư ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm), kế toán ghi:
Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá
Có TK 111 – Tiền mặt (1112 – ngoại tệ)
20- Khi chi tiền theo các hợp đồng dự án tín dụng để cho vay:
Nợ TK 313- Cho vay (3131)
Có TK 111
21- Khi thu lãi cho vay theo các hợp đồng dự án tín dụng, ghi:
Nợ TK 111
Có TK 511 – Các khoản thu (5118- Thu khác)